Saturday, October 26, 2019

Peluang Kerja Enterprise Content Management System

ECM Association, AIIM, mendefinisikan ECM sebagai: "Teknologi yang digunakan untuk menangkap, mengelola, menyimpan, melestarikan dan menyampaikan konten dan dokumen yang berkaitan dengan alat-alat proses organisasi dan strategi ECM memungkinkan pengelolaan organisasi informasi tidak terstruktur, tidak peduli di mana informasi yang ada ".

Fokus dari definisi di atas adalah pada alat dan teknologi. AIIM sendiri menekankan bahwa sementara alat penting, adalah cara yang digunakan adalah penting. konten ini harus ditangani dengan cara yang mempromosikan tujuan organisasi. Menurut AIIM, empat bidang utama di mana ECM membantu organisasi adalah: kepatuhan, kolaborasi, biaya dan kesinambungan. Di setiap daerah, Anda harus memiliki kebijakan dan strategi yang jelas sebelum Anda mulai menggunakan alat ECM. Strategi dan kebijakan yang berasal dari tujuan organisasi dan lingkungan yang spesifik.

Ketaatan

Kepatuhan dengan persyaratan peraturan melibatkan biaya. Berbagai peraturan dan regulasi baru dan persyaratan undang-undang saat, menambah biaya. Hanya strategi proaktif yang dikembangkan dengan partisipasi staf hukum, teknologi dan administrasi dapat membantu meminimalkan biaya ini. Pendekatan proaktif semacam ini akan menyoroti kemungkinan menggunakan alat ECM untuk memastikan kepatuhan dengan kenyamanan maksimal dan biaya minimal.


Kolaborasi

Kolaborasi membantu orang-orang dengan keahlian yang berbeda untuk berkontribusi pada hasil perusahaan secara keseluruhan. Hasil perusahaan pada umumnya dengan bantuan pencarian cara yang lebih cepat untuk mendapatkan produk atau jasa di pasar, mengurangi biaya operasional dan kegiatan menyelesaikan dan proses yang lebih rasional lebih cepat dan dalam.

ECM menyediakan alat seperti instant messaging, e-mail, pertemuan online dan papan tulis untuk memfasilitasi kerja kolaboratif. Alat ini memungkinkan Anda untuk berpartisipasi langsung, atau pada saat kenyamanan Anda. Anda dapat memeriksa status terbaru dari masalah atau solusi, mengajukan pertanyaan, membuat saran atau presentasi, dan mendapatkan umpan balik. Semua ini memungkinkan Anda untuk berpartisipasi dan berkontribusi secara signifikan.

Pengeluaran

Ketika Anda mulai berpikir tentang bagaimana ECM dapat membantu dengan biaya, hal pertama yang Anda mungkin melihat akan biaya itu, sistem ECM tambahan bukannya penurunan tarif. Namun, jika Anda memiliki strategi yang tepat di tempat, bahkan sementara, yang akan juga dapat menilai bagaimana ECM dapat membantu mencapai hasil komersial skala yang lebih besar dengan biaya lebih rendah.

Kuncinya adalah untuk memperjelas tujuan dan implikasinya. Jangan biarkan keterbatasan teknologi pengolahan informasi yang ada membatasi harapan mereka dalam hal ini. Dengan ECM, informasi bisa didapat di media dan semua orang yang membutuhkannya (dan berwenang untuk mengaksesnya). Ini akan mencakup tidak hanya karyawan organisasi tetapi juga untuk pemasok, pelanggan dan pemerintah luar itu.

Tidak perlu menghabiskan sebagian besar waktu Anda secara aktif menghubungi semua orang dan komunikasi persyaratan atau menemui mereka. Hasilnya tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga kualitas yang lebih baik dari hasil di semua bidang. Segera, Anda akan mulai melihat bagaimana ECM dapat membantu Anda beroperasi pada skala yang lebih besar dan biaya yang jauh lebih rendah relatif.

Kontinuitas

Menjaga bisnis Anda berjalan 24/7/365 sangat penting untuk perusahaan global saat ini, dan bahkan banyak organisasi yang lebih kecil. bencana alam atau buatan manusia seharusnya tidak mengganggu operasi terlalu serius. Mencapai tujuan ini akan melibatkan pertama mengembangkan strategi dan kebijakan yang jelas. Ini akan menentukan apa isi penting untuk bisnis, seberapa cepat setiap jenis konten harus dikembalikan, apa pemulihan harus diatur, dan insiden orang lain yang terlibat. ECM, dengan berbagai kemampuan, dan membantu Anda menerapkan strategi dan kebijakan.

Kesimpulan

ECM menyediakan satu set alat dan teknologi tinggi. Hal ini dapat membantu mencapai hasil bisnis yang besar melalui peningkatan kecepatan pemasaran dan operasi lainnya, terutama melalui akses cepat ke informasi yang relevan.

Namun, Anda harus duduk dengan karyawan Anda dan mengembangkan strategi dan kebijakan yang jelas, tidak dibatasi oleh keterbatasan sistem informasi yang ada, sebelum Anda mulai menerapkan sistem manajemen konten perusahaan.

BERITA LENGKAP DI HALAMAN BERIKUTNYA

Halaman Berikutnya